2012年8月28日 星期二

紙本個資也有個資稽核管理工具可用


紙本個資也有個資稽核管理工具可用

臺灣系統整合廠商庫柏資訊資深技術顧問張進丁表示,紙本個資稽核文件管理系統docAudit,在進行紙本文件自動化掃描時,可以自行依照需求設定分件條件,相較於一般文件管理系統多需人工設定分頁條件,掃描和存檔效率較好。 

臺灣系統整合廠商庫柏資訊針對紙本個資,推出紙本個資稽核文件管理系統docAudit,搭配掃描器、個資影像管理系統以及稽核報表系統。企業透過此產品將紙本個資電子化後,所有紙本資料的出入庫、借閱和歸還等,都由該電子化文件取代。由於該產品會記錄有個資的欄位位置,調閱個資資料時,則可以依照權限遮罩特定個資欄位,避免外洩。

庫柏資訊資深技術顧問張進丁表示,docAudit進行紙本文件自動化掃描時,可以自行依照需求設定分件條件,按固定頁數、特定條碼、隔頁紙或空白隔頁紙等作為自動分件的條件來儲存掃描檔,但一般文件管理系統多需人工設定分頁條件,掃描和存檔效率較差。

他指出,因為按頁儲存,使用者要調閱特定頁面資料時,不用下載完整文件,來加快特定頁面的瀏覽速度,也會透過加密過的快取頁面來加快其他人的調閱速度。

張進丁說,若是表格類的紙本個資,可以在系統記錄不同個資欄位的位置、大小,進行電子化文件調閱時,再根據使用者權限在不同個資的欄位予以遮罩,確保沒有權限的人不會看到不該看的個資。

此外,手寫文字在光學掃描辨識上仍有精準度的問題,他表示,若需要將紙本文件的個資登打到相關的系統內,直接提供紙本個資,立即有外洩的風險,若提供的是經過電子化的文件檔,可以直接在螢幕上調閱掃描的文件檔,並同時將呈現在螢幕上的個資,同步登打到相關的系統中。

庫柏資訊也預計在今年10月底,推出可以提供虛擬磁碟機形式的個資稽核文件管理系統,該虛擬磁碟機的映像檔則加密儲存在硬碟中,來避免資料外洩。文⊙黃彥棻

轉載自《iThome》